Tipps für Online-Apero

Kündigen Sie Ihren Anlass frühzeitig an, damit die Teilnehmenden den Termin freihalten können. Beachten Sie dabei, dass ein Online-Event mehr Flexibilität bietet, was die Uhrzeit anbelangt. Da die Anreise entfällt kann der Termin im Tagesverlauf freier eingeplant werden.

Bei der Einladung kann nach wie vor mit guten Ideen gepunktet werden. Wer sich bei Text und Layout etwas Kreatives einfallen lässt, fällt auf. Wieso nicht die Einladung für einen digitalen Event physisch versenden? Eine Postkarte mit einem QR-Code, der direkt zur Meeting- oder Registrierungsseite führt, sorgt für ein haptisches Erlebnis, trotz virtuellem Anlass.

Je nach Umfang Ihrer Veranstaltung, stehen verschiedene Tools zur Verfügung. Für einfache Meetings reicht in der Regel eine Konferenz-Software wie Zoom, Microsoft Teams, Google Meet oder GoToMeeting. Diese Tools beinhalten interaktive Funktionen wie Live-Umfragen oder Chat-Funktionen. Für grosse und komplexe Veranstaltungen, mit vielen Teilnehmern, empfehlen wir die Zusammenarbeit mit unserem Partner Newsroom Communication.

Technische Probleme während eines Online-Events führen dazu, dass Teilnehmer Ihr Event verlassen. Klären Sie im Vorfeld, welche Infrastruktur für Ihr Event benötigt wird. Der vorgängige Test von Verbindungen, Tools und Systemen ist unverzichtbar. Denken Sie daran, auch Ihre Referent/innen mit der Technik vertraut zu machen. Prüfen Sie, ob alle Einstellungen richtig konfiguriert sind. Achten Sie auf die Beleuchtung. Stimmen Ton und Bildausschnitt? Gerade wenn Personen aus dem Home-Office zugeschaltet werden, empfiehlt sich die Prüfung des Hintergrundes. Das Bügelbrett sollte ebenso wenig erkennbar sein wie die Sammlung leerer PET-Flaschen.

Bevor das virtuelle Meeting oder der Event beginnt, sollten gewisse Regeln allen kommuniziert werden. Bei kleinen Gruppen kann die Sitzung oder Präsentation wie üblich durchgeführt werden. Jeder kann sprechen, wann er Lust hat. Bei mittleren Gruppen empfiehlt es sich, die Stummschaltung zu aktivieren, so dass immer nur die Person hörbar ist, die gerade spricht. Störende Hintergrundgeräusche werden damit eliminiert. Dieses Format bedingt allerdings eine Moderation. Das kann bei einem Meeting der Sitzungsleiter oder bei einem Event ein dafür engagierte/r Moderator/in sein. Bei einer grossen Gruppe raten wir zur Zusammenarbeit mit einem Profi, damit Interaktionen stattfinden können, ohne dass sie als störend empfunden werden. An dieser Stelle daher nochmals der Hinweis auf unseren Partner Newsroom Communication.

Rechnen Sie am Anfang genügend Zeit ein, damit sich alle einrichten können.  Handelt es sich bei Ihrem virtuellen Anlass um eine Sitzung, führen Sie diese wie gewohnt anhand der Traktandenliste durch. Bei Events, bei denen die Teilnehmenden nicht interagieren müssen, denken Sie daran, dass die Aufmerksamkeitsspanne kurz ist und eine Vielzahl Ablenkungen lauern. Ein abwechslungsreiches Programm mit Pausen, in denen Unterhaltung geboten wird, kann dem entgegenhalten.

Events enden traditionell mit einem Apero oder Essen. Auch daran sollten Sie festhalten. Das angekündigte Apero erhöht einerseits die Teilnehmerzahl und hält andererseits die Ausstiegsrate während des Online-Events tief. Senden Sie Ihren Gästen deshalb ein Aperopäckli nach Hause oder an den Arbeitsplatz. Die Freude wird gross sein und die Erfahrung zeigt, dass damit, trotz Distanz, ein Gemeinsamkeitsgefühl entsteht, wenn alle zusammen das gleiche Apero geniessen können.

Zum Schluss noch folgender Tipp:
Wechseln Sie für das Apero in Breakout-Rooms, so dass in kleinen Gruppen untereinander kommuniziert werden kann. Fast wie bei einem konventionellen Apero!